Transparenz im Einkauf dank digitaler Beschaffungsplattform

Flexibilität in der Beschaffung von indirektem Material kann teuer sein, berechnet man die Folgekosten für den einzelnen Einkauf mit. DB Schenker Österreich setzt deshalb auf Mercateo und gewinnt gleich doppelt: Durch schlankere und günstigere Prozesse.

Günstig gekauft ist nicht immer gut gekauft: An einem Standort der DB Schenker in Österreich wurde eine Leiter benötigt. Zufällig war sie im Prospekt des örtlichen Supermarktes nur halb so teuer wie beim langjährigen Lieferanten. Schnell machte sich ein Mitarbeiter des Standorts persönlich auf den Weg und kaufte ein. Die Rechnung bei der Buchhaltung eingereicht, die Auslagen erstattet und Freude beim Einkäufer, einen guten Kauf für das Unternehmen gemacht zu haben. Dieses wilde Einkaufen – Maverick Buying genannt – ist nicht optimal: Die Arbeitszeit des Mitarbeiters, der Buchhalterin, Fahrtkosten mit dem Firmenwagen und weitere Prozesskosten mit einbezogen, lassen die Anschaffungskosten für den Kauf der Leiter schnell steigen. Der niedrige Preis der Leiter machte dabei den kleinsten Anteil aus. Je häufiger solche Prozesse in einem Unternehmen anfallen, desto höher sind die versteckten Kosten, die entstehen. Im Lauf eines Geschäftsjahres werden so, beinahe nebenbei, hohe Summen und Ressourcen verschwendet.

DB Schenker Eco Solutions

Maverick Buying abstellen und Prozesse optimieren

„Unser Tail Spend hat hohe Prozesskosten verursacht, die in den einzelnen Abteilungen sicherlich nicht gewollt waren und in ihrer Gesamtheit viel Verbesserungspotenzial bereithielten“, erklärt Jürgen Winklbauer, Head of Procurement & Real Estate, von der DB Schenker Österreich. Das Unternehmen wurde 1872 durch Gottfried Schenker in Wien gegründet, der früh auf Prozesskostenoptimierung gesetzt hat: Statt kleine Sendungen einzeln zu verschicken, wurden sie zu größeren Lieferungen zusammengefasst. Die wurden gebündelt an ihren Zielort transportiert. Das machte das Verschicken von Sendungen insgesamt erschwinglicher und das Geschäft von DB Schenker über Jahrzehnte erfolgreich.

Für Logistiker ist wichtig, dass Transportkosten für den Kunden optimal und für das Logistikunternehmen gewinnbringend sind. „Damit wir auch im Sinne unserer Kunden unsere Ausgaben optimieren, setzen wir auf verbesserte Strukturen im Einkauf“, wie Jürgen Winklbauer erklärt. DB Schenker Österreich hat sich deshalb bei der Beschaffung von indirektem Material für die Beschaffungsplattform Mercateo entschieden. „Dabei achten wir auf sinnvolle Prozesse bei der Bedarfsanforderung sowie klare Strukturen. So überlassen wir den Mitarbeitern das Einkaufen, die ihre Bedarfe am besten kennen“, berichtet Jürgen Winklbauer. Kontrolle über Budget und Lieferanten muss Schenker deshalb nicht abgeben. Die Schnittstelle zu Mercateo erlaubt die klare Steuerung von Einkäufen für einzelne Nutzer genau.

Über Mercateo beschaffen die Mitarbeiter von DB Schenker vor allem Artikel aus dem Randbedarf, darunter Werkzeuge, Kommunikationstechnik und Kleidung für den Arbeitsschutz. Ein weiterer Vorteil für DB Schenker ist die Abrechnung über Mercateo: Durch die Buchhaltung des Unternehmens muss nur noch ein Kreditor bearbeitet werden, ohne auf die Vielfalt der bisherigen Lieferanten verzichten zu müssen. „Mercateo hat sich dabei als verlässlicher Partner erwiesen“, so Jürgen Winklbauer. Vor allem der Zeitfaktor, nicht nur durch standardisierte und digitalisierte Prozesse auch für den Tail Spend, ist bei den einzelnen Bestellungen aus Sicht von DB Schenker zufriedenstellend. Bestellungen werden im Schnitt um 1,7 Tage früher geliefert, als zum Bestellzeitpunkt auf der Plattform angezeigt.

Mit Hilfe von Mercateo können wir sicherstellen, dass Artikel für den indirekten Bedarf zu optimierten Prozesskosten angeschafft
werden.Jürgen Winklbauer, Head of Procurement & Real Estate

Mehr Flexibilität mit Mercateo

Die Beschaffung weiterer Warengruppen über die Plattform ist bereits geplant. Künftig sollen auch weitere Mitarbeiter im Unternehmen darüber ihre Bedarfe abdecken können. „Mit Hilfe von Mercateo können wir sicherstellen, dass Artikel für den indirekten Bedarf zu optimierten Prozesskosten angeschafft werden“, sagt Jürgen Winklbauer weiter. Die Mitarbeiter der DB Schenker können sich darauf verlassen, Mercateo bietet schlanke Prozesse und versteckte Kosten fallen nicht an.

Über das Unternehmen

Die DB Schenker wurde 1872 in Wien gegründet und beschäftigt etwa 2.000 Mitarbeiter in 12 Geschäftsstellen in Österreich. Das Unternehmen ist gleichzeitig Cluster für Südosteuropa, mit etwa 5.300 Mitarbeitern in 80 Niederlassungen. Im Jahr 2015 transportierte DB Schenker über 9 Millionen Sendungen im Güterverkehr, davon 89.000 Tonnen Luftfracht und 307.000 Standardcontainer in der Seefracht. Das Unternehmen möchte die Märkte seiner Kunden mit umweltfreundlichen, interkontinentalen und lückenlosen Logistikketten verknüpfen.