Adresskartei - Überblick über Kontaktdaten
Anschriften, Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder die Webseite Ihres Kunden oder Geschäftspartners - alle diese Informationen müssen ordentlich verwaltet werden, um sie im Bedarfsfall schnell zur Hand zu sein. Adresskarteien sorgen dafür, dass sie schnell und einfach Ordnung in den riesigen Datenberg bekommen und alle Kontaktdaten übersichtlich sortiert und schnell verfügbar sind.
Karteiboxen
Die normale und herkömmliche Adresskartei, in die die
Karteikarten einfach nur hintereinander eingestellt werden, und Registerkarten, die Übersicht über die Sortierung gewährleisten, werden eher selten genutzt. Als reine Adresskartei ist sie recht unpraktisch, wird allerdings eine Erweiterung der Informationen zu der Adresse benötigt, können diese durch Vermerke auf den Karteikarten erfasst werden. Öffnungszeiten, Wegbeschreibungen, Auffälligkeiten oder speziell ausgehandelte Konditionen bei dem gerade aus der Kartei herausgesuchten Lieferanten können notiert werden. Karteiboxen sind dann gut geeignet, wenn großen Adressbestände verwaltet werden und die Unterlagen hin und her transportiert werden müssen. Achten Sie darauf, dass die Karteiboxen über einen passenden Deckel verfügen, der sich fest verschließen lässt.
Das Karussell
Drehbare Adress- und Telefonkarteien sind mittlerweile sehr stark auf dem Vormarsch und das hat Gründe. Durch die drehbargelagerte Mitte lassen sich die einzelnen Karteikarten oder
Visitenkartenhüllen einfach einhängen und platzsparend auf dem Schreibtisch aufbewahren. Der Platzbedarf ist um ein Vielfaches geringer als bei Karteikästen. Somit erhalten Sie mehr Freiraum auf dem Schreibtisch.
Rollkarteien sind ideal, wenn die Adressen ständig auf dem Tisch zur Verfügung stehen müssen und oft benötigt werden.
Schnell einsortiert und wiedergefunden
Der Zugriff auf die einzelnen Karten erfolgt durch Drehen des Karussells bis zur gewünschten Position oder das Blättern in dem
Karteikasten. Eingelegte
Karteiregister erleichtern die Orientierung innerhalb der Kartei. Die Trennblätter sollten für Ihre Adressverwaltung mit Buchstaben versehen sein, eine gesonderte Untergliederung in St, Sp und Sch ist gerade in der Adressverwaltung sinnvoll.
Visitenkarten können in zur Rollkartei passenden Hüllen aufgenommen und mit einsortiert werden, der Aufwand ist bei solchen Einlagen absolut gering. Damit die Kartei leicht mit einer Hand zu bedienen ist, sollten Sie auf eine leichtgängige, gut zu greifende Rolle achten. Auch die Möglichkeit, die Kartei in der gewählten Position festzustellen, erleichtert Ihnen die Arbeit, dann müssen Sie die Suche nach der Rufnummer Ihres Kunden nicht neu aufnehmen, nur weil gerade besetzt war.
Karten entnehmen
Einzelne Karten entnehmen, ersetzen und hinzu sortieren, ist bei beiden Systemen ohne Probleme möglich. Während in einer Karteibox die Karten einfach nur eingestellt werden, verfügt das Karussell über einen Haltemechanismus. Die Karten werden eingehakt, können aber ohne großen Aufwand wieder entnommen werden. Achten Sie, egal, für welches System Sie sich entscheiden, auf das Fassungsvermögen. Günstig ist es, für jede Anschrift und Visitenkarte eine einzelne Hülle oder Karteikarte zu benutzen, damit die alphabetische Sortierung eingehalten werden kann. Doppelseitige Hüllen oder beschriebene Karten bringen Unordnung in das Ablagesystem. Es kommt beim Suchen der richtigen Anschrift zu erhöhtem Zeitaufwand.
Kartenformat der Adresskartei
Je nach Vorgabe des Herstellers sind die Karteien für unterschiedliche Karteikartenformate geeignet. Bei der Verwendung des Formates A8 lassen sich neben den Karten auch Visitenkarten gut einsortieren. Sie können also zwischen handgeschriebener Karteikarte und eingeordneter Visitenkarte variieren, dadurch sparen Sie Zeit und behalten trotzdem die Übersicht und können Ergänzungen vornehmen. Alles passt optimal zusammen
Karteien im Format A7 bieten auf den Karten mehr Platz für Eintragungen. Die Karteikarten sind dann doppelt so groß wie die checkkartenformatigen Visitenkarten, diese lassen sich nur dann zuordnen und optimal mit einbinden, wenn die Hüllen an das geänderte Format angepasst wurden. Berücksichtigen Sie daher beim Kauf, dass Sie die kleinen Informationskarten mit in Ihre Kartei aufnehmen können.
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