Die richtige Bürosoftware ist wichtig
Im Büroalltag braucht man verschiedene Arbeitsabläufe und Materialien immer wieder.
Seien es Adressbücher, Etiketten, Präsentationen, Übersetzungsprogramme
oder PDF-Dokumente auf dem Computer. Für all diese Abläufe gibt es heutzutage auch Software.
Diese erleichtern einem den alltäglichen Betrieb im Büro. Somit muss man nicht immer wieder
einzelne Sachen neu anlegen, sondern kann diese eventuell einfach kopieren.
Multifunktionale Programme
Oft sind Programme heutzutage multifunktional. So besitzen gute Schreibprogramme eigene
Wörterbücher und eine Rechtschreibung-Erkennungsfunktion. Auch ein Tabellenerstellungstool ist
mitunter praktisch. Auch können Sie Etiketten verarbeiten und verschiedene Druckformate oder
PDF-Dateien erstellen. Wenn Sie an mehreren Orten oder mit Kollegen gleichzeitig an einer Datei
arbeiten wollen, so bieten verschiedene Hersteller Onlinelösungen hierfür an. Mit Zusatzsoftware
können auch ältere Versionen meist angepasst werden. Sie müssen allerdings auf die Kompatibilität achten.
PDF - das beliebte Format
PDF ist ein weltweiter Standard bei der Erstellung von Rechnungen oder
Handouts. Kataloge und andere weitere Produkte werden mittlerweile in diesem Format verbreitet.
Sie sollten darauf achten, dass Sie dieses Format erstellen können. Ihre Kunden werden es sicher
bevorzugen. Gegenüber einer Schriftdatei von anderen Programmen ist eine PDF-Datei gegen das
Editieren geschützt. Außerdem ist das Dokument somit als fertiges Drucklayout optimal gespeichert.
Adressbücher
Viele Kunden besitzen ein umfangreiches Adressbuch. Ändert sich einmal eine Telefonnummer
oder eine Kontonummer, so müssen Sie auf herkömmliche Art die Karteikarte ändern oder gar neu anlegen.
Mit einer PC-unterstützten Software ist das heutzutage in Sekunden erledigt.
Viele E-Mail-Programme haben ein integriertes Adressbuch, welche sogar über das PC-Netzwerk
untereinander von allen Teilnehmern benutzt werden kann. Auch das Erstellen einer elektronischen
vCard (.vcf) ist mit vielen Programmen möglich. Diese elektronischen Visitenkarten kann man dann
als Anhang an seine Geschäfts-E-Mails anhängen oder auch ganz einfach per E-Mail versenden.
Jedes Standardbetriebssystem hat eine solche Verarbeitung einer .vcf-Datei ab Werk integriert.
Somit können diese von den meisten Ihrer Kunden direkt geöffnet werden.
Officeanwendungen
Seien es Schreiben, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen für Ihre Beamervorstellung.
Für diese Fälle gibt es heutzutage sehr effektive und professionelle Software. Officeanwendungen
bekommen Sie entweder einzeln oder als komplette Suite von einem Anbieter. Häufig benötigen Sie ein
Schreib-, Tabellenkalkulations-, Email-, Kalender- und Präsentationsprogramm. Jede gute
Softwaresammlung umfasst alle diese Bereiche und Sie haben den Vorteil, dass Sie nur einen
Anbieter als Ansprechpartner haben. Sollten Probleme und Fragen bei der Benutzung auftauchen,
müssen Sie sich nicht an verschiedene Supportcenter wenden.
Die Software ist meist sehr komplex, das heißt, Sie sollten Erfahrungen bei der Verwendung dieser
Programme besitzen, allerdings bieten sie Ihnen auch eine komplexe Hilfe an. Sehr oft haben Mitarbeiter
schon Erfahrungen mit Officeanwendungen zu Hause und besitzen somit Grundkenntnisse in den
Anwendungen. Wollen Sie allerdings alle Funktionen optimal ausschöpfen, sollten Sie ein wenig
Zeit zum Erlernen aller Funktionen aufbringen.
Übersetzungsprogramme
Bei Übersetzungssoftware gibt es im Wesentlichen die Programme,
welche ganze Texte auf einmal übersetzen können. Allerdings ist hierbei Vorsicht geboten, da Sie
den Übersetzungen dieser Programme blind vertrauen sollten.
Als Alternative bleibt die Einzelwortübersetzung. Also ein elektronisches Wörterbuch
für entweder eine einzige Sprache wie Deutsch-Englisch oder gleich mehrere Sprachen weltweit. Die
gängigsten Wörterbücher beherrschen eine Wortsammlung aus dem
Englischen, Französischen, Italienischen, Russischen und Spanischen. Es gibt natürlich auch für
Asien (Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch) Wörterbücher, diese sind allerdings meist als
einzelne Zusatzbereiche zu der jeweiligen Software. Hier kann es sehr viele unterschiedliche
Programmversionen geben, Sie sollten Sich daher genau informieren, welchen Bereich Sie benötigen.
Internetshops bzw. Projektmanager
Das Erstellen eines Internetshops ist heutzutage mit nur wenig Wissen realisierbar. Hierzu gibt es
weit entwickelte Web Shop Software, die die Erstellung eines Shops kinderleicht umsetzt. Sie müssen sich nur
entscheiden, ob Sie einen webbasierten Shop eröffnen möchten oder einen eigenen Server besitzen.
Das Programm sollte in diesem Fall die Serversynchronisation unterstützen. Somit können Sie direkt
an Ihrem PC den Shop erstellen, ins Internet laden und eröffnen. Die Wartung ist dann relativ einfach,
da Sie direkt auf den Shop zugreifen können.
Webbasierte Shopsysteme
Bei webbasierten Shopsystemen ist noch ein Dritter dazwischen. Sie können mit Ihrer Software
den Shop erstellen, allerdings nur auf dem webbasierten Shopsystem des Anbieters integrieren und
somit haben Sie nicht die volle Kontrolle über Ihre Daten. Hier müssen Sie sich vorher informieren,
was Ihr Programm unterstützt bzw. leisten kann. Auch sind Abonnements teilweise nutzbar, so
dass Sie den Shop auf Ihrem PC erstellen und der Webspace von einem professionellen
Anbieter gestellt wird. Meistens gegen eine Gebühr.
Projektmanager
Projektmanager hingegen können meistens nur Kampagnen unterstützen. Sie setzen einen
Shop meistens voraus und Sie können mit dieser Projektmanagement-Software
lediglich die Übersicht waren oder eine Werbekampagne erstellen. Dabei ist jede Software im
Einzelnen sehr speziell und umfasst teilweise sehr viele Funktionen.