Finanzbuchhaltung  Zum Expertenwissen

Finanzbuchhaltung - das A und O in einem Unternehmen

Ohne eine gründliche und ausführliche Finanzbuchhaltung verliert ein Unternehmen schnell den Überblick. Alle Vorgänge, bei denen es sich um Zahlungs- oder Unternehmensvorgänge handelt, werden mit verschiedenen Methoden der Buchführung zeitlich erfasst und festgehalten. Sämtliche Kontobewegungen werden mit Hilfe der modernen Buchführung dokumentiert. Je nach Rechnungsperiode werden die Konten erfasst und eine Bilanz erstellt. Das Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, das Gesamtergebnis eines Unternehmens und ein entsprechendes Gewinn-und Verlustergebnis zu ermitteln.

Welche Daten werden erfasst?

Neben sämtlichen Buchungsvorgängen können alle Belege, Ein- und Ausgänge aller Art, der Zahlungsverkehr und Inkasso-Angelegenheiten erfasst werden. Für jede Anwendung ist ein gesondertes Formular erhältlich, welches Ihnen die Arbeitsschritte um ein Vielfaches vereinfacht.

Kassenbuch

In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorgänge des Unternehmens schriftlich festgehalten, die mit Bargeld bezahlt wurden. Der Kassenbuchsaldo gibt dabei an, welche Bargeldmenge sich in der Geschäftskasse befindet. Ebenso können Sie mit dem Kassenbuch Buchungen belegen, denn es dokumentiert jeden Geschäftsvorfall.

• Datum des Geschäftsvorfalles
• Belegnummer, diese sollte fortlaufend mit einer eindeutigen Belegzuordnung sein, zum Beispiel durch eine Quittung
• Buchungstext, welcher eine eindeutige Bezeichnung des Vorganges beinhalten sollte
• Entsprechender Steuersatz
• Kasseneinnahme
• Kassenausgabe
• Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer
• Am Ende folgt der Kassenbestand

Belege

Mit einem Beleg werden Ereignisse eines Geschäftsprozesses dokumentiert, die eine finanzielle Unternehmensauswirkung besitzen. Der Grundsatz einer gründlichen Buchführung lautet ohnehin: keine Buchung ohne Beleg. Geschäftliche Belege aller Art müssen zudem laut Gesetz zehn Jahre aufbewahrt werden. Ein Beleg sollte in jedem Fall Daten über die Bezeichnung des Vorganges, das Datum und den entsprechenden Betrag enthalten. Man unterscheidet in der Regel zwischen internen und externen Belegen.
Interne Belege sind Dokumente oder Eigenbelege, welche das Unternehmen selbst erstellt. Dazu gehören Belege der Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kopien von Quittungen, Schecks, Entnahmebelege für Material, Lohn- und Gehaltslisten sowie Belege über Umbuchungen und Stornos.
Externe Belege oder auch Fremdbelege umfassen Eingangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Post- und Bankbelege sowie Steuer- und Strafbescheide. Es handelt sich hierbei um Belege, die von anderen Unternehmern oder Wirtschaftsteilnehmern ausgestellt werden.

Quittung

Eine Quittung fungiert als Empfangsbescheinigung für einen Leistungserhalt und als glaubhafte Bescheinigung, dass die beschriebene Forderung bereits erloschen oder getätigt ist. Quittungen werden meist beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt, sie dient jedoch nicht als Garantieanspruch, lediglich als Zahlungsbeweis. Neben dem Betrag dürfen Datum und Unterschrift auf keiner Quittung fehlen. Die meisten werden in Form eines Kassenbons ausgestellt. Für eine handschriftliche Quittung verwendet man einen Quittungsblock. Dieser ist bereits vorgedruckt und die Blätter können einzeln herausgetrennt werden. Die meisten Quittungsblöcke verfügen über ein selbstdurchschreibendes Papier, so dass Sie gleichzeitig einen Zahlungsbeleg für die Buchhaltung erhalten.

Mahnung

Mit einer Mahnung erhält der Schuldner eine Zahlungserinnerung. Denn er kommt spätestens nach 30 Tagen bei nicht erbrachter Zahlung in Verzug. Eine Mahnung bedarf keiner besonderen Form, sie sollte allerdings in der Regel in Schriftform erfolgen. Das dazugehörige Schriftstück bezeichnet man als Mahnbrief. Dieser muss die eindeutige Forderung sowie die Person oder Firma benennen. Es empfiehlt sich in jedem Fall die Zustellung per Einschreiben mit Rückschein.

Scheck

Als Scheck bezeichnet man ein Wertpapier, das eine Zahlungsanweisung eines Kunden an den Bezogenen enthält. Ein Scheck muss jedoch zwingenden Formvorschriften unterliegen. Diese wären:

• Scheckklausel, dabei muss der Begriff „Scheck“ im Text enthalten sein
• Name des Kreditinstitutes und des Zahlungsanweisers
• Zu zahlender Betrag in Zahl- und Wortform
• Anweisung der zu zahlenden Geldsumme
• Ausstellungstag
• Ausstellungsort
• Unterschrift des Ausstellers

Ein Scheck mit fehlenden Angaben ist unwirksam. Zu beachten wäre ebenso die geregelte Vorlagefrist. Diese ist im Inland auf acht Tage, im europäischen Ausland auf 20 und im außereuropäischen Ausland auf 70 Tage festgelegt und beginnt mit dem Ausstellungsdatum.

Immer das richtige Formular zur Hand

Für jeden Vorgang in Ihrem Unternehmen gibt es spezielle Formularhefte oder Vordrucke. Somit sind Sie für jeden Fall gewappnet und in der Lage, eine ordnungsgemäße und vollständige Buchführung Ihres Unternehmens zu erstellen. Sie können alle Vorgänge schriftlich in Papierform oder ganz unkompliziert am PC mit einer entsprechenden Büro- oder Buchführungssoftware erfassen. Letzteres spart Platz und Sie haben mit nur wenigen Klicks alles übersichtlich und geordnet auf einem Blick.