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Perfekte Unternehmensorganisation mit Finanz-, Steuer- und Verwaltungs-Software

Gerade im gewerblichen Bereich ist es extrem wichtig, alle Unternehmenszahlen schnell und übersichtlich aufbereitet einzusehen. Mit aktuellen Umsatzzahlen können Prognosen und Trends erstellt, mit einer Offenen-Posten-Übersicht schnell Mahnungen geschrieben oder Ein- und Ausgaben für den Steuerberater vorgebucht werden. Entsprechende Software nimmt dem Anwender dabei inzwischen einen Großteil der Arbeit ab. Intuitive Eingabemasken oder spezielle Interview-Funktionen führen den Nutzer oft „Schritt-für-Schritt“ durch das Programm. Für viele Einsatzbereiche im Unternehmen gibt es mittlerweile passende Software, die die tägliche Arbeit ungemein erleichtert.

Warenwirtschafts-Software

Warenwirtschaftssysteme bilden unter einer Oberfläche den größten Teil des Geschäftsprozesses vom Angebot, über Lieferschein, Rechnung bis hin zur Verwaltung offener Posten ab. Je nach Produkt können oftmals zusätzliche Features, wie die Lager- oder Materialverwaltung eingebunden werden oder sind bereits enthalten. Warenwirtschaftssysteme bestehen in den meisten Fällen aus folgenden drei Bereichen:

Verkauf

Hiermit wird ermöglicht, den gesamten Verkaufsvorgang durchzuführen und nachzuvollziehen. Dazu gehören neben der Kundenerfassung, -betreuung und -pflege, auch das Schreiben und Verwalten von Angeboten, Aufträgen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie das Retouren-Management. Oftmals ist zudem ein Kassenmodul integriert, mit dem der Barverkauf abgewickelt werden kann.

Einkauf

Hierunter fallen die Lieferantenverwaltung, das Bestellwesen, der Wareneingang, die Wareneingangskontrolle, die Reklamationsbearbeitung sowie die Führung des Rechnungseingangsbuches.

Lagerverwaltung

Bei vielen Produkten ist auch eine Lagerverwaltung integriert. Sie umfasst oft die Bestandsdatenverwaltung inklusive der Lagerorte und ein Modul für die Inventur. Zusätzlich ist meist Terminüberwachung integriert, die optimale Bestandsflüsse garantiert. Für die meisten Warenwirtschaftssysteme sind viele zusätzliche branchenspezifische Module erhältlich

Buchhaltungs-Software

Die Buchhaltung wird von den wenigsten Unternehmern und Selbstständigen gern erledigt. Dennoch gehört sie zu den existentiellsten Dingen einer Firma. Musste man sich vor wenigen Jahren noch umfangreich mit dem Rechnungswesen auseinander setzen, um eine rechtssichere Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen zu können, wird das mit den aktuellen Programmen fast schon zum Kinderspiel. Schritt für Schritt führen übersichtliche Eingabemasken oder Interviews bis zur fertigen Buchung durch das Programm. Je nach den individuellen buchhalterischen Kenntnissen gibt es Software für Einsteiger, erfahrene Nutzer, Einzelunternehmen oder Großkonzerne. Neben der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben können mit einer Buchhaltungs-Software auch Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben oder betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt werden.

Zu den Grundfunktionen einer Buchhaltungs-Software zählen in den meisten Fällen:

• Erstellung von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen
• Auswahlmöglichkeit des Buchungskonten-Rahmens
• Integrierte Buchungskonten-Rahmen
• Abgabe von Meldungen und Erklärungen per ELSTER an das Finanzamt
• BWA-Erstellung
• Diverse Export-Schnittstellen

Da es besonders im Buchhaltungs-Bereich immer wieder zahlreiche rechtliche Änderungen gibt, sind hier regelmäßige Updates absolut erforderlich. Diese sind in den meisten Fällen kostenlos erhältlich und werden automatisch in die Software integriert.

Software für das Vertriebsmanagement

Mit einem perfekten Vertriebsmanagement werden in Unternehmen oft viele gesteckte Verkaufsziele erreicht. Für die optimale Planung und zur Erhaltung des Überblicks ist eine professionelle Vertriebsmanagement-Software unerlässlich. Mit ihr werden u.a. Kundenkontakte, Geschäftsanbahnungen, Anfragen oder etwa Angebote erstellt und koordiniert. Vertriebsmanagement-Programme sind entweder als Einzel-Software erhältlich oder in Suiten bzw. Paketen integriert. Einer der Hauptvorteile ist, dass mit wenigen Klicks Auswertungen über Vertriebsaktivitäten oder Vertriebserfolge erstellt werden können. Programme dieser Kategorie werden oftmals auch als CRM-Software vertrieben.

Reisekosten-Software

Gerade bei Reisekostenabrechnungen passieren immer wieder ungewollte Fehler. Zu groß sind die Vorschriften und Regelungen, welche Kosten Unternehmer und Selbstständige bei Geschäftsreisen als Betriebsausgaben abrechnen können und welche nicht. Egal, ob Einzelunternehmer oder Firma, die die Reisekosten ihrer Mitarbeiter verwalten möchte: Software zur Reisekostenabrechnung ist die ideale Lösung. Alle anfallenden Aufwendungen können damit leicht erfasst, ausgewertet und natürlich abgerechnet werden. Bei vielen Programmen erkennen Plausibilitätsprüfungen bereits während der Eingabe oder auf Knopfdruck auffällige Daten. Böse Überraschungen bei einer Prüfung werden damit verringert.

Hausverwaltungs-Software

Zahlreiche rechtliche Regelungen und Vorschriften sorgen dafür, dass bei der Verwaltung von Wohnungen, Gewerbeeinheiten oder ganzen Objekten schnell der Überblick verloren werden kann. Genau da setzt eine professionelle Hausverwaltungs-Software an. Ähnlich einem Warenwirtschafts-System sind hier alle nötigen Funktionen unter einer Oberfläche zu finden. Neben der Mieter/Eigentümer-Übersicht sind bei den meisten Programmen auch eine Einnahmen-Ausgaben-Buchung, eine Offene-Posten-Liste sowie ein Mahnwesen integriert. Mithilfe der Erfassung von Zählerständen, der Auswertung aller erforderlichen Daten und der richtigen Anwendung relevanter Umlage-/Verteilerschlüssel kann zudem mit den meisten Anwendungen eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Ein ausgereiftes Dokumentenmanagement-System rundet eine optimale Hausverwaltungs-Software ab.

Steuer-Software

Eine passende und professionelle Steuersoftware führt den Anwender Schritt für Schritt durch das Programm, prüft alle Eingaben auf Plausibilität und sendet die entsprechenden Formulare am Ende per ELSTER an das zuständige Finanzamt. Direkte Eingaben in Formulare sind in den allermeisten Fällen nicht mehr nötig. Viele Programme haben zudem umfangreiche Hilfe-Bereiche oder Expertentipps integriert, die bei der optimalen Erstellung der Steuererklärung enorm hilfreich sind sowie Tipps und Tricks zum Sparen von Steuern geben. Beim Kauf einer Steuersoftware sollte immer auf die aktuelle Version geachtet werden, denn mit einem Programm aus dem Vorjahr kann keine aktuelle Erklärung angefertigt werden. Zudem sollte auf einen kostenlosen Update-Service Wert gelegt werden, denn innerhalb eines Jahres gibt es viele rechtliche Änderungen.

Bank-Software

Wenn Online-Banking-Geschäfte nicht mit den integrierten Modulen der Buchhaltungs- oder Warenwirtschafts-Software erledigt werden sollen oder unterschiedliche Mitarbeiter für Faktura und Finanzbuchhaltung im Unternehmen zuständig sind, dann bieten sich separate Banking-Programme an. Mit allen aktuellen Sicherheitsstandards können damit Konten, Depots, Wertpapiere verwaltet und geprüft werden. Der besondere Vorteil: per Knopfdruck ist stets die aktuelle Liquidität ersichtlich. Auffällige Ausgaben können ebenso leicht ermittelt werden, wie die Entwicklung einzelner Konten oder Depots.

Börsen-Software

Gerade beim Management von Depots oder Wertpapieren kommt es auf umfassende und schnelle Informationen sowie einen optimalen Überblick über das individuelle Portfolio an. Börsen-Software setzt genau an diesen beiden Punkten an. Übersichtlich und einfach können damit Depots und Wertpapiere verwaltet werden. Besonders wichtig sind bei den Programmen ausgereifte Auswertungs- und Analyse-Funktionen Diese ermöglichen Reaktionen auf Marktentwicklungen und dienen zur Übersicht von Entwicklungen und Trends.