Mit der passenden Software die Hausverwaltung effizient gestalten
Die Hausverwaltung ist mittlerweile so komplex geworden, dass ohne eine geeignete und professionelle
Softwarelösung schnell der Überblick verloren wird. Ständig neue und geänderte rechtliche Rahmenbedingungen, wechselnde Mieter, gerichtsfeste Abrechnungen – das sind nur einige Herausforderungen, denen sich Vermieter oder Verwalter stellen müssen. Genau da greift eine professionelle Hausverwaltungssoftware. Sie nimmt dem Nutzer einen Großteil der Arbeit ab und sorgt damit für eine effiziente Verwaltung von der einzelnen Eigentumswohnung bis hin zu ganzen Objekten mit über 100 Einheiten.
Anzahl der Einheiten/Objekte prüfen
Zu den wichtigsten Entscheidungskriterien für die Wahl der passenden
Software gehört die Anzahl der möglichen Objekte/Einheiten, die verwaltet werden können. Für die Vermietung von zwei Eigentumswohnungen wäre ein Programm für 150 Objekte völlig überdimensioniert. Es sollte aber auch nicht zu knapp kalkuliert werden. Sind aber beispielsweise bereits 48 Wohnungen im Bestand und die Software ist nur für 50 Wohnungen ausgelegt, dann sollte zur nächst größeren Version gegriffen werden. Das spart zusätzliche Kosten für ein Upgrade. Einige Hersteller bieten allerdings auch die Möglichkeit, direkt aus der Software heraus neue Einheiten hinzuzufügen oder freizuschalten. Beide Möglichkeiten, seinen Bestand flexibel anzupassen, sollten also im Vorfeld geprüft werden.
Finanzieller Überblick mit integrierter Buchhaltung
Zur Hausverwaltung gehört auch der finanzielle Überblick. Darum ist eine integrierte Buchhaltungsfunktion enorm wichtig. Sie sollte neben Einnahmen-Ausgaben-Buchungen auch eine offene-Posten-Verwaltung mit Mahnwesen beinhalten. Komfortabel ist zudem eine Online-Banking-Schnittstelle. Zahlungen können damit automatisch einzelnen Einheiten oder Kostenstellen zugeordnet werden, was eine unheimliche Zeitersparnis bedeutet.
Die Hausverwaltung von Privat-/Gewerbemieteinheiten
Sind in den Objekten, die verwaltet werden, auch Gewerbeeinheiten vorhanden, dann muss die Software auch fähig sein, Umsatzsteuerberechnungen und -auswertungen durchzuführen.
Nebenkostenabrechnungen rechtssicher erstellen
Um die jährliche Nebenkostenabrechnung problemlos erstellen zu können, muss die Software in der Lage sein, die benötigten Zählerstände zu erfassen, alle relevanten Kosten auszuwerten und Verteiler-/Umlageschlüssel richtig anzuwenden. Zusätzlich müssen Mieterwechsel oder Leerstände berücksichtigt werden. Hinzu kommt die Fähigkeit, Abrechnungen getrennt nach Eigentümer und Mieter zu erstellen.
Einfache und sichere Dokumentenverarbeitung/-verwaltung
Zur Verwaltung von Wohnungen und Objekten gehört auch eine professionelle Korrespondenz. Von daher sollte das Programm eine Schnittstelle zu gängigen
Office-Programmen beinhalten bzw. über eine ausgereifte Textverarbeitung verfügen. Eine Serienbrief-Funktion ist vor allem für Rundschreiben äußerst interessant. Besonders wichtig ist auch eine integrierte Dokumentenverwaltung, mit der alle entsprechenden Unterlagen, WEG-Beschlüsse oder Abrechnungen zu jeweiligen Einheit verfügbar sind. Auf eine umfassende Auswertungsfunktion sollte ebenso Wert gelegt werden, wie auf die Erstellung und Speicherung von Berichten, wie etwa Wirtschaftsplänen.
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