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Organisationstalent im Betrieb: das Warenwirtschaftssystem

Auch in kleinen Unternehmen kann heutzutage eine spezialisierte Software die täglichen Büroabläufe enorm vereinfachen und dadurch viel Zeit einsparen helfen. Zu diesem Zweck sind für den gesamten Betriebsablauf so genannte Warenwirtschaftssysteme entwickelt worden, die den vollständigen Geschäftsprozess vom Angebot über die Rechnung bis zur Verwaltung offener Posten unter einer einheitlichen Oberfläche abbilden. Zusätzlich können bei vielen dieser Softwareapplikationen noch verschiedenste Module zur Lager- und Materialwirtschaft, aber auch zu Zwecken des Controllings eingebunden werden.

Grundlegende Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Warenwirtschaftssysteme bieten in der Grundausstattung meist Module für folgende Aufgaben:
Verkauf
Hierzu gehören Module, die den gesamten Verkaufsvorgang nachvollziehen. Im Einzelnen fallen in diese Rubrik Funktionen zur Kundenerfassung, -betreuung und -pflege, zum Schreiben und Verwalten von Angeboten, Aufträgen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie das Retourenmanagement. Zusätzlich ist für die ordnungsgemäße Fakturierung ein Rechnungsausgangsbuch zu führen. In vielen Warenwirtschaftssystemen ist zudem ein Kassenmodul standardseitig integriert, das den Barverkauf berücksichtigt. Die meisten Warenwirtschaftssysteme bieten von Haus aus im Rahmen des Verkaufs zusätzlich ein Kalkulationsmodul, das sowohl kunden- als auch auf Artikel oder Warengruppen bezogen eine weitgehend automatisierte Kalkulation zulässt.
Einkauf
Das Einkaufsmodul beschäftigt sich mit der Lieferantenverwaltung, dem Bestellwesen anhand von Bestellvorschlägen, die aufgrund von Lager- und Verkaufsdaten gewonnen wurden (so genannte Renner-Penner-Listen mit Topsellern und schwer verkäuflichen Artikeln), dem Wareneingang, der Wareneingangskontrolle, der Reklamationsbearbeitung sowie der Führung eines Rechnungseingangsbuches.
Lagerverwaltung
Als dritter substantieller Bestandteil eines Warenwirtschaftssystems beinhaltet die Lagerverwaltung die Bestandsdatenverwaltung inklusive der Lagerorte und ein Modul für die Inventur. Zusätzlich ist in aller Regel im Rahmen der Bestandsverwaltung auch eine Terminüberwachung integriert, um optimale Bestandsflüsse zu garantieren.

Neben diesen grundlegenden Funktionen sind für die meisten Warenwirtschaftssysteme zusätzliche Module erhältlich, die von Betriebsgröße, Branche und organisatorischen Besonderheiten determiniert werden. Die Grenzen zu anderen betrieblichen Lösungen wie PPS- (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem), ERP- (Enterprise Resource Planning) oder CRM-Systemen (Customer Relationship Management) sind dabei fließend.

Optionale Module für größere Organisationseinheiten und spezielle Erfordernisse:
  • Filialverwaltung;
  • Führen eines Konsignationslagers mit kompletter Anbindung an die Warenwirtschaft;
  • Provisionsabrechnung für den Außendienst;
  • dezentrale Auftragserfassung mit zentralem Abgleich der Kennziffern;
  • Chargenverwaltung;
  • Möglichkeit der automatisierten Zusammenstellung von Promotionsmaterialien (Marketing-Modul mit Katalogen, Prospekten, Online-Inhalten);
  • Zahlungsverkehrsmodul mit Fremdwährungskonvertierung für international tätige Organisationen;
  • eShop- und Auktionsmanager, die den Handel im Internet sowohl in einem eigenen Shop als auch über Online-Auktionshäuser organisatorisch unterstützen;
  • Modul zur Absatzplanung nach vorgegebenen Kennziffern;
  • Projektverwaltung mit Abrechnungsmodul.
Zusätzliche Funktionen
Für branchenspezifische Anforderungen lassen sich in manche Warenwirtschaftssysteme zusätzliche Funktionalitäten integrieren wie:
  • Werkstattmodul für die komplette Abwicklung einer oder mehrerer Werkstätten;
  • Modul für die Verwaltung von Sachmerkmalen der Artikel bei sehr hochwertigen und langlebigen Gütern wie beispielsweise die Artikelhistorie bei Bau- und Landmaschinen sowie Fahrzeugen;
  • Variantenverwaltung bei Artikeln, die sich aus mehreren Einzelteilen konfigurieren lassen und als Endprodukt in verschiedenen Varianten vertrieben werden.
Optionale Funktionen
Um organisatorische Betriebsabläufe abbilden zu können, werden außerdem in vielen Warenwirtschaftssystemen weitere Funktionalitäten optional geboten.
  • Kommunikationsschnittstellen: Hierunter sind standardisierte Interfaces zu anderen Programmen zu verstehen, die als solche über den Funktionsumfang eines handelsüblichen Warenwirtschaftssystems hinausgehen. So sind DATEV-Schnittstellen in kleineren und mittleren Unternehmen beispielsweise unerlässlich für die Kommunikation mit dem Steuerberater, um ein vereinfachtes Übertragungs- und Verarbeitungsverfahren der betrieblich relevanten Daten zu gewährleisten. Andere Schnittstellen wie unter anderem das weit verbreitete Datanorm-Interface oder die EDI-Schnittstelle (Electronic Data Interchange) dienen der reibungslosen Kommunikation mit fremden Systemen, um beispielsweise eine Anbindung an ein ERP-System zu ermöglichen;
  • Elektronische Rechnungen: Durch elektronische Rechnungen mit qualifizierter und rechtssicherer elektronischer Signatur vereinfachen Sie den Prozess des Rechnungswesens.

Empfehlungen für den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems

  • Weil Warenwirtschaftssysteme hochkomplexe Softwarelösungen darstellen, deren Einsatz sehr stark von Betriebsgröße und Branche abhängt, ist vom schnellen Kauf eines Systems unbedingt abzuraten.
  • Prüfen Sie sehr genau Ihre Bedürfnisse und fertigen Sie am besten ein Organigramm mit detailliertem Anforderungsprofil an, das alle relevanten Geschäftsprozesse berücksichtigt. Anhand dieses Profils kann anschließend ein geeignetes System ausgesucht werden.
  • Prüfen Sie vor dem Kauf mehrere alternative Warenwirtschaftssysteme und lassen Sie sich die einzelnen Probanden vorführen. Nicht jede Lösung ist praktikabel, auch wenn sie den erwarteten Funktionsumfang bietet.
  • Lassen Sie sich auf jeden Fall vor dem Kauf über Kosten aufklären, die im Rahmen von Wartungsverträgen und Updates entstehen. Auch über eventuelle Anpassungen nach dem Kauf gemäß Ihren Vorgaben sollten Sie mit dem Softwarelieferanten sprechen.
  • Da üblicherweise Warenwirtschaftssysteme für den Einsatz im Netzwerk vertrieben werden, sollten Sie die Kosten des Lizenzmodells genau präzisieren lassen. Oftmals kommt es günstiger, mehr Lizenzen als derzeit benötigt einzukaufen, als später zusätzliche Lizenzen einzeln oder in einer vom Hersteller vorgegebenen Mengengruppe kaufen zu müssen.



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