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Dank Digitalisierung in der Beschaffung Freiräume erschließen

Beim 3. Central Eastern European e-Procurement Summit ging es in diesem Jahr um die Frage, wie durch die Digitalisierung und Automatisierung die Arbeit von Mitarbeitern und die Organisation von Prozessen verändert werden. Eröffnet wurde die Veranstaltung von Andrej Ürge, Country-Manager von Mercateo Slovakia s. r. o., der zugleich den ersten Redner vorstellte.


Country Manager Andrej Ürge bei der Eröffnung des 3. CEE eProcurement Summit in Šamorin.

Dr. Péter Ákos Bod, ehemaliger Gouverneur der Ungarischen Nationalbank, eröffnete in seinem Vortrag eine Perspektive auf den Wirtschaftsraum in Mittel- und Osteuropa. Die Region sei besonders dadurch herausgefordert, dass qualifizierte und junge Menschen in Länder abwandern, in denen sie mehr Geld verdienten. Die Staaten in der Region sähen sich außerdem einem Handelskrieg ausgesetzt und seien gleichzeitig von westlichen Investoren abhängig. Diese Spannungen könnten nur aufgelöst werden, indem konsequent in Bildung investiert wird und sich Gesellschaften nicht
abschotten: Nur offene Grenzen und Wirtschaften könnten dauerhaft den Wohlstand sichern, so Ákos.

Junge Einkäufer verändern Beschaffungsprozesse

Dass gerade den Generationen, die derzeit in den Arbeitsmarkt strömen, eine besondere Bedeutung zukommt, glaubt auch James Marland, Vice President von SAP Ariba. Sie würden mit ihren Bedürfnissen auch Beschaffungsprozesse verändern: Sie kennen unkomplizierte und schnelle Einkäufe aus dem Privatleben und wünschen sich diese Einkaufserlebnisse auch in der Arbeitswelt.
Die Referenten betonten, dass redundante Prozesse, inkompatible Systeme in der Beschaffung und mangelnde Vernetzungsmöglichkeiten versteckte Kostentreiber seien, die den Unternehmenserfolg gefährden könnten. Eine Lösung für mehr Standards und schlankere Prozesse über Unternehmensgrenzen hinweg präsentierte Peter Ledermann, Vorstandsmitglied von Mercateo.

Mit dem B2B-Netzwerk Unite eröffnet die Mercateo Gruppe Unternehmen erstmals die Chance, sich über eine neutrale und transparente Schnittstelle miteinander zu vernetzen. Eine API-Schnittstelle von Unite ermöglicht Einkäufern, Lieferanten einfach in das eigene ERP-System zu integrieren. Lieferanten wiederum können mit einem BusinessShop auf Unite zahlreiche bestehende Kunden einfacher bedienen und gleichzeitig neue Kunden erschließen. Auf diese Weise können die Bedürfnisse verschiedener Akteure im B2B-Geschäft miteinander in Einklang gebracht und nachhaltige Partnerschaften gestaltet werden.

Mit Automatisierung 30 Prozent der Prozesskosten einsparen

Dass die Digitalisierung nicht allein auf die Vernetzung von Systemen beschränkt, erläuterten Martin Jonastík, Compliance Specialist, IKEA Indirect Material and Services als auch Zdeněk Pytlíček, Teamleiter Procurement Performance in Innovation CR. In ihrem Vortrag erklärten beide, dass bereits seit 1990 schrittweise digitalisierte Prozesse und digitale Werkzeuge die Beschaffung verändern. Gehörte beispielsweise der Beruf des Lageristen Anfang der 1990er-Jahre noch fest in die Prozesse, sieht das heutzutage anders aus: Bedarfe sind nun in Katalogen digitalisiert und zahlreiche Arbeitsschritte automatisiert. Überflüssig würden Menschen dadurch jedoch nicht werden, so die Referenten: Wann immer Kreativität und Flexibilität gefragt seien, könnten Roboter nicht eingesetzt werden. Außerdem befürchten Entscheider einen Kontrollverlust und scheuen die Kosten. Letztendlich, sagten Jonastík und Pytlíček, könne eine konsequente Automatisierung bis zu 30 Prozent Kosten eingespart werden.

Dieser Einschätzung schloss sich auch Zoltán Werle an, Senior Consultant, IFUA Horváth & Partners. Er stellte die Ergebnisse einer Studie vor, in der genau diese Einsparungspotenziale nachgewiesen worden sind. Ein Beispiel aus der Praxis zeigte Dávid Pásztor, ebenfalls Consultant der Firma IFUA Horváth&Partners: „Gerade für sich wiederholende Aufgaben sind Roboter oder automatisierte Prozesse ideal. Richtig programmiert, machen sie keine Fehler und arbeiten ohne Unterbrechung.“ Er stellte eine Anwendung vor, mit der Lieferanten gesucht, aufgelistet und gesteuert werden können. Diese Aufgaben konnten durch die Automatisierung zwölf Mal schneller bearbeitet werden als von Menschen.

Der Mensch profitiert von Maschinen, die einfache Aufgaben beschleunigen

Das Potenzial von Robotern sieht auch Gürkan Huryilmaz, Generaldirektor bei Purchasing Turkey: „Die Digitalisierung kommt nicht, sie ist schon längst da. Dieser Prozess zwingt Unternehmen zum Umdenken und neue Informationsquellen zu erschließen.“ Um wettbewerbsfähig zu sein, müssten sich Unternehmen auf Daten verlassen und auch für Automatisierungsprozesse aufbereiten können. Nur wenn das Datenmaterial ordentlich aufbereitet ist, lassen sich Prozesse automatisieren und Programmierungen möglichst genau umsetzen.

Jan-Henner Theissen, Gründer von targetP!, meint, Veränderung sei nicht nur Frage der technischen Ausstattung, sondern zu allererst auch der Haltung: Wer agil und mutig sei und sofort loslege, könne erfolgreich sein. Dieser Ansatz dürfte nicht nur in der Beschaffung, sondern in allen Unternehmensprozessen Anwendung finden.

Vielfalt mit digitalen Tools erfolgreich gestalten

Mitarbeiter, die Veränderung und Vielfalt zu leben wissen, schaffen im Unternehmen ein Klima, das Lust auf Innovation macht und Raum für neue Ideen eröffnet, wie Tomáš Veit, Head of Procurement bei Asahi Breweries erklärte. Welches Potenzial optimierte Prozesse bergen, zeigte Jan Jarmuscczak, Vizepräsident von NextBuy und schloss damit den Tag ab. Anhand verschiedener Beispiele erklärte er, dass Einkäufer bei der indirekten Beschaffung bis zu 4,5 Stunden am Tag an administrative Aufgaben gebunden sind. Weil diese Prozesse relativ einfach zu digitalisieren sind, könnte diese Zeit zukünftig für strategische Aufgaben verwendet werden und entsprechend einen Gewinn für das Unternehmen erzeugen. Dieser würde sich nicht allein auf die Beschaffungsprozesse, sondern auch Transaktionseinsparungen, Qualitätssteigerung, den Cash-Flow und weitere wesentliche Kennzahlen positiv auswirken.

Impressionen der Veranstaltung

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