Eingangsstempel – unverzichtbar im Büro
Der Eingangsstempel sollte in jedem
Büro vorhanden sein, denn er kennzeichnet die
Post und andere wichtige Dokumente mit dem Datum, an dem sie angekommen ist. Dies kann im Nachhinein sehr wichtig sein, denn oftmals zählt in Streitfragen nicht das Datum, welches auf den Briefen steht, sondern der Eingang. Friste beginnen in der Regel, ab diesem Tag zu laufen, und bei einem hohen Aufkommen an Postdokumenten und Geschäftsunterlagen verliert man leicht den Überblick.
Flexible Datumsanzeige
Der Mitarbeiter, der mit dem Verwalten der Post und anderer wichtiger Unterlagen betraut ist, sollte unbedingt über einen
Stempel verfügen, der eine flexible Datumsanzeige hat. Es muss zudem darauf geachtet werden, dass der Eingangsstempel jeden Morgen vor dem Abarbeiten der ersten Post aktualisiert wird. Darüber hinaus sollte er groß genug sein, damit das Datum gut zu erkennen ist. Die
Textstempel, welche zu diesen Zwecken vom Handel angeboten werden, sind recht groß und lassen sich gut handhaben. Sie stehen bei Nichtgebrauch aufrecht, so dass man sie nicht so leicht verlegen kann und dann viel Zeit mit der Suche verbringen muss. Das Datum, welches auf die Schriftstücke aufgestempelt wird, ist großzügig eingerahmt, so dass der Eingangsstempel auf dem Dokument gut zu sehen ist. Manchmal setzt er sich zudem farblich vom Schriftstück ab: Eingangsstempel haben mitunter eine rote oder grüne Farbe.
Stempel als Siegel
Stempel stellen in vielen Bereichen ein wichtiges Siegel dar. Sie können kommerziell und somit verkaufsfördernd, aber auch individuell sein oder eine eigenwillige Gestaltung aufweisen. In jedem Fall haben sie eine Aufgabe, nämlich die Absegnung eines Schriftstückes, natürlich Hand in Hand mit der Unterschrift. Eine bloße Unterschrift hinterlässt nicht einen so professionellen Eindruck, als wenn sie mit einem Stempel untermalt ist. Aus diesem Grund wird beides miteinander kombiniert.
Eingangsdatum bestätigen
Der Eingangsstempel unterscheidet sich nicht grundlegend von den anderen Funktionsweisen eines Stempels, denn auch er kann mit einer Unterschrift kombiniert werden. In vielen Bereichen wird dies unter anderem deshalb praktiziert, weil so im Nachhinein festgestellt werden kann, wer ein Schriftstück oder ein Dokument entgegen genommen hat. Im Gegensatz dazu steht die Unterschrift auf anderen Stempelformen, welche sich beispielsweise als Unterschrift unter einem Brief befinden, für den Inhalt des Schreibens. Man kann davon ausgehen, dass der Verfasser für das, was er durch den Text übermittelt, auch einsteht.
Der Stempel, welcher das Datum des Eingangs bestätigt, hat mit dem Inhalt des Schreibens nichts zu tun und der Mitarbeiter, welcher den Brief entgegen nimmt und abstempelt, muss sich für den Inhalt natürlich nicht verantworten. Er ist jedoch dafür zuständig, dass das entgegengenommene und von ihm bestempelte Schriftstück umgehend den Adressaten erreicht.
Die erweiterte Form eines Stempels ist ein Siegel, welches sich auf amtlichen Schriftstücken befindet. Dieses besteht aus einem festen Material und wird auf das Dokument aufgeklebt. Ein Siegel soll auffallen und, etwa bei Gericht, ausdrücken, dass ein Urteil gefallen ist. Auch bei Verträgen ist es üblich, ein Siegel zu kleben. Im Grunde genommen unterscheiden sie sich jedoch nicht grundlegend von der Wirkungsweise eines Stempels: Es ist nur auffälliger.
Jede noch so kleine Firma sollte Post und andere wichtige Schriftstücke mittels eines Eingangsstempels sortieren, um das Datum des Erhalts abzusichern.
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