Die Fehltasche ist unerlässlich für die Systemregistratur
Die Fehltasche Teil einer
Systemregistratur und gibt Auskünfte über entnommene Akten, Vorgänge oder Aktenteile. Sie sorgt dafür, dass keine Akten, Vorgänge oder Dokumente verloren gehen, da sie unter anderem darüber Auskunft gibt, welche
Mappen entnommen wurden, wann sie entnommen wurden und wo sie sich gerade befinden. Im Gegensatz zur Fehlkarte, die nur die nötigen Auskünfte über die entnommenen Akten, Dokumente oder Aktenteile gibt, kann die Fehltasche Aktenteile und Dokumente aufnehmen. Dies ist sinnvoll, wenn nicht der gesamte Teil einer Akte benötigt wird, oder Teile der Akten bereits bearbeitet sind und nicht mehr benötigt werden. Bei größeren Unternehmen und Behörden sind auch Laufzettel üblich, da die Akten häufig von verschiedenen Abteilungen gleichzeitig bearbeitet werden. So finden Fehltaschen auch zur Aufnahme von Laufzetteln und Vermerken über den Bearbeitungsstand einer Akte und bereits bearbeiteten Teilen einer Akte ihre Verwendung.
Welche Fehltaschen gibt es?
Es gibt unterschiedliche Registraturarten, so zum Beispiel die
Stehregistratur, die Hängeregistratur und die
Pendelregistratur. So gibt es auch unterschiedliche Fehltaschen und Fehlkarten, nämlich die Einstell-,
Hänge- und
Pendelfehltasche. Die Hängeregistratur ist zweischienig und die Fehltasche dazu verfügt auch über zwei Schienen aus Metall oder Kunststoff mit vier Haken an den Seiten. Die Pendelregistratur befindet sich nur auf einer Schiene. Entsprechend befinden sich nur zwei Einhängevorrichtungen an den jeweiligen Registraturtaschen/karten. Die Stehregistratur erfordert keine Haken, da sie nicht mit Taschenschienen ausgestattet ist. Entsprechend verfügt also die Einstell-Fehltasche und Karte über keine Einhängevorrichtungen.
Wann kommen Fehltaschen zum Einsatz?
Fehltaschen kommen überall dort zum Einsatz, wo es nötig ist, auf Teile einer Akte, Vorgängen oder Karteikarten zurückzugreifen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Papierakten in eine digitale Registratur überführt werden und die Originaldokumente aufbewahrt werden. Dies betrifft zum Beispiel Behörden, Kanzleien, Politbüros, Krankenkassen, Versicherungen, Polizeiorgane, Arztpraxen und vieles mehr. Auch wenn einzelne Vorgänge bearbeitet werden, zum Beispiel bei Antragsprüfungen und Fristvermerken oder in Praxen zur Bearbeitung der Karteikarten für die Abrechnung einzelner Rezepte oder Krankenscheine.
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