Das Kombinationsbuch - Schnell ausgefüllte Formulare für viele Zwecke
Kombinationsbücher vereinheitlichen als
Formularbücher verschiedene Formulare auf einem einzigen Dokument. Der Mitarbeiter kreuzt lediglich an, um welches
Formular es sich es sich im konkreten Fall handelt und fügt die fehlenden Informationen und Daten hinzu. Der farbige Durchschlag ist ebenso wie das Formular selbst vorgelocht und kann in die Ablage, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Durch die deutlich vom Original unterscheidbare Farbe sind Verwechslungen nahezu ausgeschlossen.
Welche Anwendungen sind zusammengefasst?
Bei Kombinationsbüchern sind die Vorgänge
- Auftrag
- Rechnung
- Lieferschein
auf einem
Formular integriert.
Für welche Unternehmen sind Kombinationsbücher sinnvoll?
Das einfache, aber effiziente System der manuell ausfüllbaren Formularbücher eignet sich vor allem für Werkstätten, kleine Betriebe und Geschäfte. Das gilt zum Beispiel, wenn sich eine eigene
Software für die Rechnungstellung nicht lohnt oder keine Verwaltungsmitarbeiter in der Firma beschäftigt sind. In Handwerksbetrieben ist es für die Mitarbeiter oft weniger zeitaufwendig, das Formular handschriftlich auszufüllen als zu einem Computer zu laufen. Ganz abgesehen davon ist in der Regel nicht jeder im Team mit den entsprechenden Programmen vertraut. Die Bücher sind gleichermaßen praktisch für Unternehmen, die kein umfangreiches Belegwesen haben, etwa weil sie nur Großaufträge ausführen und daher selten solche Dokumente ausstellen.
Kombinationsbücher im Detail
Die Hersteller bieten die Bücher im Format DIN A5 an, da sich diese handliche Form in der Praxis bewährt hat. Unterschiede gibt es bei der Blattanzahl, üblich sind 2 x 40 Blatt (Original und Durchschlag). Das Papier ist selbstdurchschreibend, Sie benötigen also kein Blaupapier. Die einzelnen Blätter sind meist mit einer Perforation versehen und lassen sich leicht abreißen. Der Einband besteht aus stabilem Karton. Zusätzlich ist eine Schreibunterlage zum Einklappen integriert.
Die Formulare können Sie individuell ausfüllen. Vorgesehen sind meist folgende Felder und Inhalte, die bei den einzelnen Produkten ähnlich gestaltet sind:
- Auswahlfelder zum Ankreuzen mit Auftrag, Lieferschein oder Rechnung
- Freies Feld für die Angaben zum Aussteller. Hier bietet sich aus Vereinfachungsgründen der Firmenstempel an.
- Freies Feld für die Empfängerangaben
- Aktuelles Datum
- Felder für detaillierte Angaben zu Lieferungs- und Zahlungsbedingungen
- Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Der größte Platz ist mit Linien und einigen Spalten versehen, in die Sie beispielsweise Artikelnummern und -bezeichnungen, Einzel- und Gesamtpreise eintragen können.
- Der untere Bereich ist für die Angabe der Bankverbindung vorgesehen sowie für den addierten Rechnungsbetrag, den Umsatzsteuerausweis und den Bruttobetrag.
- Vorgedruckter Hinweis zum Eigentumsvorbehalt
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