Der Personalbogen zur schnellen Erfassung der Mitarbeiter-Daten
Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie umfangreiche Auskünfte von ihm - von der Anschrift über das Geburtsdatum bis zur Konfession. Darüber hinaus brauchen Sie Angaben über einen etwaigen Grad der Schwerbehinderung, die Lohnsteuerklasse und vieles mehr.
Personalwesen-Formulare sind daher notwendig, damit Sie korrekte Lohnabrechnungen erstellen und die richtigen Sozialversicherungsbeiträge abführen können. Außerdem kommen die Daten zur
Personalakte. Daher ist ein Personalbogen empfehlenswert, den der Mitarbeiter spätestens zu Beginn des Arbeitsverhältnisses ausfüllt.
Angaben auf dem Personalbogen
Der Personalbogen ist meist ein vorgedrucktes
Formular, das alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Daten abfragt. Es gibt unterschiedlich aufgebaute Bögen, da sich zwei Fälle ergeben: Zum einen verwenden Unternehmen Personalbögen bei Vorstellungsgesprächen. Der Bewerber füllt diesen vor dem Gespräch aus und macht darauf auch Angaben zu seinem bisherigen Lebenslauf. Der zweite Fall ist die eingangs beschriebene Konstellation: Der Arbeitsvertrag ist bereits geschlossen und das Unternehmen benötigt die Abrechnungsinformationen.
In beiden Fällen sind folgende Informationen enthalten:
- Neben der Berufsgruppe enthält das Formular die persönlichen Daten mit vollständigem Namen, Anschrift, Geburtsdatum und Telefonnummer. Weiterhin sind Familienstand, Anzahl der Kinder, Staatsangehörigkeit, Sozialversicherungsnummer und Konfession anzugeben.
Anschließend orientiert sich der weitere Aufbau des Formulars am Verwendungszweck:
- Bewerbungsbögen befassen sich mit dem bisherigen Werdegang, dem detaillierten Lebenslauf, den Fähigkeiten und Kenntnissen, Fremdsprachen, Führerschein und Weiterbildungen. Relevant ist ebenfalls, ob der Bewerber zum Zeitpunkt der Vorsprache gekündigt, ungekündigt oder arbeitslos ist. Die abgefragten Informationen unterscheiden sich bei den einzelnen Formularen. Vielfach sind Fragen zum bisher gewährten Urlaub, gesundheitlichen Beeinträchtigungen, Abtretungen, Lohnwünschen und möglichem Eintrittstermin enthalten.
- Bei Personalbögen für die Lohnabrechnung sind Informationen zur Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Lohnsteuerklasse und dem vereinbarten Gehalt oder Lohn enthalten. Ergänzend sind das Eintrittsdatum, die Arbeitszeit und die vereinbarten Urlaubstage angegeben. Wichtig ist gleichfalls die Bankverbindung des Mitarbeiters für die Überweisung des Gehalts.
- Bei vielen Formularen sind die Daten kombiniert. Sofern es zur Einstellung des Bewerbers kommt, ist für Abrechnungsdaten ein gesonderter Abschnitt vorgesehen.
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