Officeanwendungen - für jede Anwendung das passende Programm
Im
Büro, zuhause oder unterwegs - überall wird gearbeitet. Dokumente erstellen, Präsentationen zeigen, Daten austauschen oder Meetings planen. Für alle diese Arbeiten gibt es Programme für den Computer. Diese erleichtern das Arbeiten im Büro oder im eigenen Heim am Arbeitsplatz. Im Handel erhältliche
Betriebssysteme sind mit einfachen Versionen von Schreib- oder E-Mail-Programmen ausgestattet. Diese bieten sehr oft aber nicht die benötigten Funktionen. Sie können also einzeln Ihre Programme erwerben oder eine Officesuite auswählen. Diese enthält mehrere Programme und deckt den gesamten Bürobedarf ab.
E-Mail
Eines der wichtigsten Kommunikationsmittel ist der E-Mail-Verkehr. Schnell, günstig und universell einsetzbar sind die Programme gegenüber dem normalen
Postversand. Der Vorteil ist, dass man mehrere Empfänger oder Gruppen ansprechen kann. Die E-Mail wird meist in wenigen Sekunden zugestellt. Man kann Dateianhänge in Form von Dokumenten oder Bildern anhängen. Außerdem bieten die Programme meist viele Zusatzfunktionen wie die Funktion der Zustellbestätigung.
Schreibprogramme
Zum Erstellen Ihrer Dokumente benötigen Sie ein funktionelles und professionelles Schreibprogramm. Der Vorteil gegenüber der Handschrift ist, dass es bei richtiger Bedienung schneller ist, als einen Text niederzuschreiben. Er ist in standardisierten Schriftzeichen erstellbar und kann leichter kopiert werden. Ihr Text ist beispielsweise per E-Mail schnell an andere Kollegen zur Weiterleitung geeignet. Gute Schreibprogramme haben eine integrierte Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Dies erleichtert den Umgang mit
Wörterbüchern und somit lassen sich Fehler vermeiden. Zusatzfunktionen erleichtern das Arbeiten erheblich. Durch Formatierungen können Sie Texte in Abschnitte einteilen sowie Kopf- und Fußzeilen einfügen. Seitenzahlen, Aufzählungen und Textausrichtung gehören ebenfalls zum Standardrepertoire eines Textverarbeitungsprogramms.
Tabellenkalkulation
Genau wie bei Textverarbeitungsprogrammen gibt es auch bei den Tabellenkalkulationsprogrammen Unterschiede. Meist bei den Funktionen, welche sich in der Regel auf fortgeschrittene Benutzer ausrichten. Die Programme sind aber leicht zu verstehen und die Grundfunktionen sind für Einsteiger verständlich. Das Programm soll Ihnen das Erstellen von Übersichten und Tabellen erleichtern und bietet zusätzlich eine Vielzahl von Funktionen an. Sie können Ihre Tabellen mit Grafiken ausstatten und formatieren. Dazu gehören Tabellenrahmen, Auswahlleisten oder Rechenfunktionen. Die Rechenfunktionen werden Ihnen viele mathematische Rechnungen abnehmen, denn viele Programme sind wahre Mathematikmeister. Mehrere hundert Funktionen sind integriert und anwendbar.
Präsentationen und Grafiken
Eine Präsentation per
Beamer ist heutzutage fast unerlässlich. Sie können Daten, Bilder oder Stichpunkte darin integrieren und somit Ihren Kunden die Vorstellung mit Fakten versüßen. Niemand mag langweilige Reden. Mit Bildern und Zahlen lassen sich Ihre Argumente besser verkaufen und veranschaulichen. Die richtige Präsentation erfordert das richtige Programm. Vorlagen sind häufig schon in den Programmen vorhanden und somit brauchen Sie nur noch Ihre Daten eingeben und die perfekte Präsentation steht Ihnen zur Verfügung.
Kalender
Die richtige Zeitorganisation ist wichtig. So vergessen Sie keine wichtigen Termine und Kollegen können mit Ihnen Meetings vereinbaren. Dies wird durch funktionelle Kalenderprogramme verwaltet. Sie können entweder nur einzeln für sich einen
Kalender anlegen oder auch in der Weise, dass Kollegen auf Ihre Daten zugreifen können. Somit wissen diese, wann Sie Zeit haben oder wann nicht. Auch ist das Erstellen von Gruppenterminen, welche durch E-Mails mitgeteilt werden können, bei vielen Programmen verbreitet. Meist sind Kalender in E-Mail-Programmen integriert. Diese bieten zum Teil ebenfalls sehr viele Erweiterungen an.
Dateiaustausch
Betriebssysteme aber auch verschiedene Softwarehersteller bieten in ihren Programmen Synchronisierungsfunktionen an. Dabei werden die Dateien auf einem
Server gespeichert und können entweder freigegeben oder privat gespeichert werden. Bei Betriebssystem der neueren Generation gehört das sehr häufig zum Standard dazu. Allerdings gegen Gebühr. Kleine Webspaceeinheiten sind meist kostenlos, diese reichen aber sehr oft nur für wenige Dokumente oder zu Testzwecken.
PDF
Zum Versenden von Dokumenten, im Druckgeschäft, bei Prospekten oder in Ihrem Downloadbereich, Sie werden immer wieder auf PDF-Dateien stoßen. Dabei sind Schrift- und Bilddokumente in einem Format gespeichert. Dieses ist nicht mehr veränderbar und sieht auf jedem
Computer gleich aus. Ist also plattform- und betriebssystem-unabhängig. Das benötigte Leseprogramm ist bei allen Betriebssystemen als Standard integriert. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es das Programm kostenlos zum Download. Der Vorteil ist außerdem, dass das Erstellen relativ einfach ist. Es können auch Formulare mit individuellen Eingabefeldern erstellt werden. Bei Büchern und Prospekten können außerdem Lesezeichen und Bookmarks hinzugefügt werden. Viele
PDF-Reader erlauben das Erstellen von Randnotizen und bieten viele zusätzliche Funktionen an.
Officesuite
Viele Betriebssystemhersteller bieten Officesuiten für ihr Betriebssystem an. Oft sind diese auch für andere Betriebssysteme kompatibel. Hier handelt es sich um eine Sammlung der wichtigsten im Büro gebrauchten Programme. Der Vorteil ist, dass die Programme untereinander kompatibel sind und der Support gegenüber kostenlosen Programmen professioneller ist.
