Quittungsformular  (86 Angebote unter 17 653 695 Artikeln)Zum Expertenwissen

Quittungen - der Zahlungsbeweis

Quittungen werden in den meisten Fällen auf Vordrucken ausgeschrieben. Hierbei dienen Quittungsblöcke als schnelle Möglichkeit, alle wesentlichen Bestandteile zu erfassen. Durchschreibsätze sorgen dafür, dass gleichzeitig eine Kopie entsteht, die beim Herausgeber verbleibt. Quittungen spielen im Bereich der Übereignung von Waren eine besondere Rolle, aber auch im Dienstleistungsgewerbe sind Quittungen durchaus üblich.

Unterschiede

Bei der Auswahl des Quittungsvordruckes ist zu berücksichtigen, welchen Zweck die Quittung erfüllen soll. Fungiert sie als reiner Zahlungsnachweis oder soll sie die Funktion einer Rechnung übernehmen. Es gilt abzuwägen, welche Felder vorhanden sein sollen und vor allem auch welche ausgefüllt werden müssen.

Erhalt der Ware

Datum und Unterschrift reichen bei einer Quittung aus, die als Nachweis über den Erhalt einer Ware, Zahlung oder Dienstleistung dienen soll. Bei dieser Verwendungsart wird lediglich der Erhalt bestätigt. Nähere Angaben werden nicht gemacht. Eine Quittung kann somit auch ein Kassenbon oder eine Rechnung mit Datum und Unterschrift und dem Vermerk „Betrag erhalten“ sein. Oft werden hierbei Stempel verwendet.

Als Rechnung

Als Rechnung dienende Quittungen sollten einige zusätzliche Vermerke enthalten, damit eine genaue Zuordnung vorgenommen werden kann. Wichtig sind neben dem Datum und der Unterschrift auch der Betrag und die genaue Bezeichnung der Ware oder Leistung. Nur wenn die vorgenannten Ausweisungen gegeben sind, wird die Quittung als Rechnung anerkannt und erfüllt deren Zweck.

Quittungen - Belege zur Buchung

Damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, verwenden Sie am besten Quittungsvordrucke. Die Formulare sind einfach aufgebaut und erinnern Sie an alle nötigen Eintragungen, die für eine gültige Quittung als Buchungsbeleg nötig sind. Denken Sie daran - keine Buchung ohne Beleg. Dieser Grundsatz der Buchführung sollte immer im Hinterkopf behalten werden, egal, um welche Anschaffung oder Ausgabe an Gütern es sich handelt. Sie und Ihr Kunde erhalten so die nötigen Dokumente, um die Geschäftsbücher ordentlich und vollständig zu führen.

Inhalte des Buchungsbeleges

Soll eine Quittung als Buchungsbeleg dienen, ist es wichtig, dass bestimmte Inhalte vorhanden sind. Es ist nötig, dass der Name und die vollständige Anschrift der Firma auf der Quittung vermerkt sind. Weiterhin wird der Ausstellungs- bzw. der Schuldgrund benötigt, um genau zuordnen zu können, welchen Zweck die Quittung ausübt. So kann sie einmal für den buchhalterischen Nachweis einer Bezahlung dienen, aber andererseits auch auf der entgegen gesetzten Seite der Bilanz für ein Haben sorgen, indem das gekaufte Material gebucht wird. Nur wenn dieser Vermerk angegeben ist, kann genau zugeordnet werden, zu welchem Geschäftsvorgang die Quittung gehört. Auch der Empfänger der erbrachten Leistung muss auf einer ordnungsgemäßen Quittung vermerkt sein, damit sie vom Fiskus anerkannt wird.

Mehrwertsteuer

Damit Quittungen als Buchungsbeleg vollständig sind, müssen sie die Mehrwertsteuer ausweisen. Bei privaten Käufen ist der Ausweis der Umsatzsteuer nicht von Bedeutung. Geht es aber um Geschäftsvorfälle, die ordentlich gebucht werden müssen, gilt es, die Umsatzsteuer auszuweisen, um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen zu können. Also ist in all diesen Fällen besonders wichtig, den Nettobetrag, die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag gesondert auszuweisen. Den Privatkunden interessiert die Umsatzsteuer weniger, da er nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Kontierung

Besonders interessant sind Quittungsvordrucke mit der Möglichkeit der Kontierung. Diese erlaubt es, Quittungen bestimmten Projekten oder Kostenstellen zuzuordnen. Ein speziell dafür vorgesehenes Feld macht es möglich, die Übersichtlichkeit zu wahren und eine ordentliche Kontierung wahrzunehmen. So werden die Quittungen als Buchungsbeleg ordentlich zugeordnet und sind in der Archivierung sowie auch nach längerer Aufbewahrungsfrist einfach den zum Zeitpunkt der Ausstellung vorliegenden Umstände und Aufträge zuzuordnen. Der Geschäftsfall kann durch eine ordentliche Kontierung genau nachverfolgt werden.

Quittungsblöcke

Damit die Reihenfolge der Belege gewährleistet ist, empfehlen wir Quittungsblöcke mit fortlaufenden Nummerierungen. Es sollte eine Perforierung vorhanden sein, die es ermöglicht, die einzelnen Quittungsblätter einfach zu entfernen. So können Sie Ihrem Kunden den Beleg schnell zur Verfügung stellen. Die einzelnen Durchschläge für Ihre Unterlagen können Sie vorerst im Quittungsblock belassen, dadurch geht nichts verloren. Um die Blätter später einfach und schnell abheften zu können, empfehlen sich Quittungsvordrucke mit Lochung. Fälschungssichere Dokumentendrucke ermöglichen es Ihnen sicherzugehen, dass keine nachträglichen Veränderungen am Geschriebenen vorgenommen werden. So sind Sie bei Zahlungs- und Datumsangaben auf der sicheren Seite.

Durchschreibbar

Selbstdurchschreibende Quittungsvordrucke sind vorteilhaft, da kein extra Blaupapier benötigt wird und die Durchschreibfähigkeit immer gewährleistet ist. Allerdings kann es so auch leicht dazu kommen, dass aus Versehen mehrere Blätter durchschrieben werden. Durchschreibpapier hingegen muss gesondert eingelegt werden. Es erzeugt allerdings eine stärkere, besser lesbare Durchschrift.

Ob Taxifahrt oder Bewirtung

Besonders im Dienstleistungsbereich ist die Dokumentation von Aufwendungen wichtig. Taxiquittungen werden beispielsweise wichtig, wenn es um Spesenabrechungen geht. So können die Aufwendungen genau festgehalten und dokumentiert werden. Damit Ihre Taxifahrer schnell wieder im Einsatz sind, werden die Taxiquittungen als Vordruck verwendet. Fehler beim Ausfüllen sind kaum möglich, da die Felder genau vorgeben, welcher Inhalt enthalten sein muss.
Die Vordrucke machen es auch berufsfremden Mitarbeitern ohne buchhalterisches Hintergrundwissen leicht, die Formulare richtig und komplett auszufüllen. Sie sind selbsterklärend und einfach in Struktur und Aufbau.