Mit dem Übersendungszettel Kurzbriefe effektiv bearbeiten
Viel Schriftverkehr kreuzt in den
Anwaltskanzleien den Schreibtisch des Anwaltes, oft mit verschiedensten Aufgaben und Erledigungen. Den Aufwand, Kurzmitteilungen mit Handlungsanweisungen zu erstellen, kann mit der Verwendung von Übersendungszetteln und
Kurzverfügungen über einen
Stempel auf dem Schriftsatz mit einem Anwalts- oder Notariatsstempel erheblich reduziert werden.
Welche Inhalte transportieren Übersendungszettel?
Auf Übersendungszetteln werden beispielsweise verschiedene Aufforderungen zum Ankreuzen zur Verfügung gestellt, die von der Bitte um Kenntnisnahme, über schriftliche Stellungnahme, zum Verbleib, zum Rückruf oder zur Terminvereinbarung, Unterzeichnung und Rückgabe bis hin zu Nachricht, wenn die Gegenseite sich meldet oder zahlt.
Spezielle Ankreuztexte
Neben den Standardtexten kann man auch spezielle Ankreuztexte in die Übersendungszettel drucken lassen. So verwenden Kanzleien, die auf Konkurs-/Insolvenzrecht spezialisiert sind und viele Zwangsvollstreckungen durchführen, unter anderem Kurztexte wie „Bitte mitteilen, wenn Gegner bezahlt hat“ oder „Bitte mitteilen, ob Gegner Sachen herausgegeben hat“.
Die Grußformel
Die Grußformel gibt es in einfacher Form „Mit freundlichen Gruß“ oder in der erweiterten Form „Mit freundlichem kollegialen Gruß“. Die Grußformeln sollten nicht verwechselt werden, um standesrechtliche Verfahren unter Anwälten aufgrund von Missverständnissen zu vermeiden. Manche Übersendungszettel besitzen auch die Berufsbezeichnung und den Namenseindruck, so dass man sich bei größeren Kanzleien auch für Rückfragen direkt an den Sachbearbeiter wenden kann.
Das Format
Die Übersendungszettel haben häufig etwa die Größe von 1/3 DIN-A4 im Querformat oder auch das volle DIN A4-Format und häufig einen
roten Rand damit sie nicht übersehen werden. In die Akte kommt dann das Doppel des Zettels zur Information für den Sachbearbeiter.
Die Papierstärke
Die Papierstärke der Übermittlungszettel variiert für die Rotzettel von 60 Gramm pro Quadratmeter bis zu 100 Gramm pro Quadratmeter für die DIN-A4-Vordrucke.
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