Zeiterfassung - ein unverzichtbares Abrechnungskriterium
Zeit ist ein teures Gut. Die Arbeitskraft Ihrer Arbeitnehmer wird danach bezahlt. Nichts ist so wenig greifbar wie die Zeit, allerdings wurde nach Möglichkeiten gesucht, um Arbeitszeiten einfach und doch präzise festzuhalten. Mit Hilfe der Zeiterfassung werden Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende zuverlässig registriert und stehen auf die Minute genau zur Abrechnung bereit. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern, außer um die richtige Anschaffung.
Damals war es
Die gute alte Stechuhr arbeitet mit Stechkarten, auf denen die Zeit erfasst wird. Der Mitarbeiter führt zum Arbeitszeitbeginn und zum -ende die Stechkarte in die Stechuhr ein und die Zeit wird auf die Karte gestempelt. Nachteilig war und ist, dass die Daten nicht elektronisch weiterverarbeitet und genutzt werden können.
Die Weiterentwicklung - Einsatz bei festen Arbeitszeiten
Auf diese Weise arbeitende Zeiterfassungssysteme gibt es immer noch. Allerdings wurden die Geräte mittlerweile weiterentwickelt. Achten Sie darauf, dass die Stechuhr programmierbar ist. Dadurch kann nur in bestimmten Abweichungen gestempelt werden und ein Überschreiten von Arbeitszeitbeginn oder -ende ist festgelegt. Die grundlegende Anfangs- und Endzeit kann von Ihnen individuell festgelegt werden. Die
Stempelkarte hat also noch nicht ausgedient und ist gerade bei festen Arbeitszeiten ein sinnvolles Mittel zur Arbeitszeiterfassung. Günstig ist der Einsatz solcher Systeme, wenn es sich bei Ihren Angestellten um Gehaltsempfänger handelt, die ein festes Gehalt beziehen und nicht auf Stundenbasis bezahlt werden.
Zeiterfassung im großen Stil
In vielen mittelständischen und vor allem in großen Betrieben und Unternehmen werden elektronische Zeiterfassungssysteme genutzt. Hierbei werden Terminals an einem zentralen Punkt aufgebaut, der von den Mitarbeitern passiert wird. Die erfassten Zeiten werden via Netzwerk übertragen und mittels Software verarbeitet. Durch diese Verarbeitung sind unterschiedlich weitreichende Auswertungen und Verwendungen der erfassten Zeiten möglich.
Die Hardware
Einzel- oder Kombilösung
Prüfen Sie als Erstes, für welche Anwendungen Sie das Zeiterfassungssystem verwenden wollen. Ist es nur zur Erfassung der Zeit oder auch für die
Zutrittskontrolle gedacht? Mit dem passenden System können Sie zum Beispiel für einen Sicherheitsbereich den Zugang für bestimmte Personengruppen sperren oder freischalten. Auch zur Objektsicherung können die Terminals mitbenutzt werden. So kann der Zutritt beispielsweise zwischen 21.00 und 6.00 Uhr grundsätzlich gesperrt werden. Berücksichtigen Sie die Möglichkeit, die Zutrittsrechte zu den verschiedensten Räumlichkeiten in Ihrer Firma über das Zeiterfassungssystem zu steuern.
Personalvolumen
Des Weiteren ist die Bestimmung der Größe des Zeiterfassungssystems wichtig. Es muss die Möglichkeit bestehen, ausreichend viele Personen zu speichern. Berücksichtigen Sie neben Vollzeit- auch die Teilzeitkräfte, Studenten und Aushilfen.
Identifikationsmöglichkeiten
Je nach Anspruch kann gewählt werden, wie die Identifikation durchgeführt werden soll. Ausweiskarten mit Magnetstreifen sowie
Chips oder aber Schlüssel mit einem integrierten Chip ermöglichen die Erfassung. In sicherheitsrelevanten Bereichen und zur absolut betrugsfreien Erfassung werden biometrische Sensoren in Form von
Fingerprintsensoren verwendet, die die Identifikation und Zuordnung via Fingerabdruck vornehmen.
Anschlüsse und Schnittstellen
Damit die Zeiterfassungsterminals in Ihr Netzwerk eingebunden und die erfassten Daten ausgelesen werden können, sollte ein Netzwerkanschluss vorhanden bzw. bei einfachen Lösungen eine Anbindung an einen
PC möglich sein. Nicht nur zum Auslesen der Daten ist dies wichtig, sondern auch zum Einlesen.
Software - hier kommt das Besondere ins Spiel
Einfach nur Daten erfassen war gestern. Mit der richtigen
Software werden Sie bald merken, dass ein Zeiterfassungssystem in den heutigen Zeiten unverzichtbar ist.
Logische Schlussfolgerungen
Hat ein Arbeitnehmer vergessen, sich auszubuchen, und möchte sich neu einbuchen, sollte dies erkannt werden. Eine Fehlermeldung soll den Mitarbeiter aufmerksam machen und die fehlende Zeit muss manuell und zentral korrigiert werden. Hierzu muss das System einen gesonderten Zugang über die Software bieten. Eine aktuelle Einsichtnahme ist ebenfalls empfehlenswert, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Gehaltsabrechnung
Kein mühseliges Errechnen der Wochen- und Monatsstunden mehr. Die Software bucht die Daten automatisch und rechnet für Sie. Aber die Software kann Ihnen noch viele andere Dienste erweisen und Sie unterstützen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen moderne Zeiterfassung bietet. Beachten Sie, dass sich das System reibungslos in Ihr
Abrechnungssystem integrieren lässt und Buchungen akkurat vorgenommen werden können.
Planbarkeit und Planung
Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, durch Turnusfestlegungen unterschiedliche Anforderungen zu bestimmen und somit einen individuellen Schichtplan zu erstellen. Hierzu muss die Software allerdings befähigt sein. Damit Sie die so gewonnenen Daten auch in der Planung späterer Projekte optimal nutzen und mit den Erfahrungswerten arbeiten können, sind Zeiterfassungen unverzichtbar. Eine effektive Personaleinsatzplanung wird möglich.
Auswertbarkeit
Sie können mit der passenden Software jede Menge Auswertungen und Statistiken erstellen. Gewinnen Sie Erkenntnisse, wie oft es zu Abweichungen in Arbeitszeiten kommt, wo Fehlerquellen liegen und wie weit sich die Kernarbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter oder der Schichtrhythmus mit den eigenen Anforderungen verbindet und deckt.
Einfache Erfassung
Damit Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auch richtig abrechnen, wenn diese häufig unterwegs sind, gibt es die herkömmlichen
Stundennachweis. Diese
Formulare bieten die Möglichkeit der handschriftlichen Erfassung der einzelnen Zeiten und erlauben einen einfachen Nachweis für Abrechung und Kunden.
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