Die Vertreterkartei für die einfache Dokumentation relevanter Informationen
Die Vertreterkartei ermöglicht dem Außendienst einerseits schnell auf wichtige Kundendaten sowie den Umsatz zuzugreifen und andererseits Kundenbesuche und Besuchsdetails schnell zu dokumentieren. Damit keine Unterlagen verloren gehen, werden die
Vertreter-Karteikarten meist in Vertreterkartei-Ringbüchern untergebracht. Daraus lässt sich schließen, dass die Vertreterkartei über eine Blattlochung verfügen muss, die zum
Ringbuch passt.
Die Blattgröße
Die Blattgröße der Vertreterkartei muss als mobile Variante im Vergleich zu anderen
Karteien so klein und leicht wie möglich sein, aber auch die erforderlichen Informationen aufnehmen können. Eingebürgert hat sich für die Vertreterkartei daher ein DIN-A6-Format, eine Blattgröße die viermal so groß wie eine Visitenkarte ist.
Die Blattaufteilung und Lochung
Häufig stehen die Kundendaten und der Umsatz im oberen Teil der Vertreterkartei-Karte. Zusätzlich sind Zeilen im Querformat zu finden, die sich in drei oder mehr Spalten teilen und zur Dokumentation der Besuche eignen. Wird die Kartei nicht in einem
Karteikasten geführt, sind die Blätter für die Unterbringung in Ringbüchern gelocht. Die Lochung kann dabei im A6-Format für die Ringbücher von Hersteller zu Hersteller in der Abheft-Mechanik stark variieren. Sehr häufig findet man eine Vierfachlochung, aber auch eine Mehrfachlochung.
Die Farbe
Entgegen der üblichen Karteikartensysteme sind die Vertreterkarteien wieder im Querformat erhältlich und die einzelnen Blätter nicht verschiedenfarbig sondern oft einfarbig. Zu finden sind Farben wie weiß, gelb, rosa oder hellblau, also Farben die zu einer schwarzen oder blauen Schrift ausreichend Kontrast bieten. Die Farben werden entweder nach persönlichem Gusto oder nach Firmenfarben gewählt.
Zusätzliche Ausstattung
Die Vertreterkartei besitzt meist eine Einstecktasche als zusätzliche Ausstattung. Dort können die
Visitenkarten der Kunden und Interessenten eingeschoben werden und sind damit vor Verlust, Schmutz und Feuchtigkeit geschützt. Die Vertreterkartei ist auch mit einem zusätzlichen Registersatz zu haben, die sich teils auch durch mehrere Leitkarten auszeichnen. Kalender und Schreibgeräte sollten zugleich mit angeschafft werden.
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